Почему компаниям важно внедрять регламенты
И как их правильно писать
Я не устану говорить о том, что чёткие регламенты — основа управления любой компанией. Не знаете, какие обязанности у подчиненного? В компании все хорошо, но чего-то не хватает? Хотите добиться налаженной структуры и функционирования всех внутренних процессов? Пишите регламенты.
Почему это важно?
Обычно мы не считаем возвратные инвестиции нашего времени. Руководители часто пытаются успеть всем помочь и уследить за каждым подчиненным. И мы все прекрасно понимаем, что нужно делегировать. Но кажется, что на это никогда нет времени.
Посмотрите на это по-другому: например, есть два часа. Их можно потратить на написание должностных инструкций, а можно на корректировку действий подчиненных. Чаще всего руководитель выбирает именно второе — это кажется более практичным решением. Или занимается тем, что выполняет работу вместо других. В перспективе вы только делаете хуже, если так поступаете.
С чего начать
В первую очередь нужно изменить точку зрения. Она должна быть такой: «Пока то, что ты умеешь и знаешь, не зафиксировано на бумаге, ты — раб лампы». Пока все не будет прописано в таком виде, чтобы это можно было понять и применить, вы не сможете развиваться дальше. Потому что не будет свободы, не будет кому вас заменить и вы не сможете заниматься чем-то более важным.
Как использовать нейросети для создания регламентов
Мы живем в удивительное время: сейчас намного легче создать любую инструкцию. Если бы я ее писал сейчас, то надиктовал бы и превратил в текст с помощью нейросети Google Bard. После этого можно дополнительно попросить ChatGPT улучшить и дополнить написанное. Таким образом вы получаете неплохой шаблон. Но некоторые пытаются выжать из нейросетей максимум, давая запрос на создание должностных инструкций в узкоспециализированных сферах. Такой подход вряд ли сработает: нужно детализировать запрос и делать его как можно более понятным для искусственного интеллекта. Иначе полученный результат будет далек от ваших ожиданий.
Если же вы дадите готовый текст и попросите создать что-то на его основе — получите хороший и качественный документ. Таким образом скорость написания инструкций увеличивается в несколько раз, а потраченное время, наоборот, сокращается.
Почему владельцы не пишут регламенты
Есть один фундаментальный момент, который удерживает бизнесменов от написания регламентов. Это отсутствие базы в компании в виде организационной структуры. Допустим, есть сотрудник, для которого нужно создать должностную инструкцию. Для этого нужно понимать, где начинается и заканчивается его зона ответственности, каков конечный результат его работы, кому он должен отчитываться и так далее.
Довольно часто попытка создать должностные инструкции является неудачной лишь потому, что в компании нет структуры. И мы пытаемся описать «сферического коня в вакууме». То есть определить работу человека, не понимая, где она находится в общей системе и как соотносится с остальными функциями в компании. Поэтому если структуры нет, с должностными инструкциями и регламентами будет проблема. С общими понятиями трудностей не возникнет, потому что легко, например, описать рабочий график или функции техники, которую вы используете. Но как только дойдет до написания регламентов о взаимодействии сотрудников между собой, начнется самое интересное.
Как внедрить регламенты и не столкнуться с сопротивлением
Перед внедрением регламентов рекомендую объяснить вашим сотрудникам, для чего вообще он нужен, зачем вы его устанавливаете. Покажите проблематику, чтобы люди действительно увидели, что решает регламент.
Регламенты должны внедряться гладко. Ведь если мы должны что-то делать, но не в полной мере понимаем, что именно и зачем, то нас это раздражает, вызывает эмоциональные реакции. Поэтому следите, чтобы регламенты писались простым человеческим языком. Ни в коем случае не научным и не высокопарным. Некоторые регламенты, которые я видел, написаны вообще не для людей.
Добейтесь того, чтобы все сотрудники, к которым относится регламент, изучили его и сдали проверку. По другому люди его не прочтут: только если знают, что вы его проверите.
Вывод
Регламенты и инструкции — не для того, чтобы добавить компании солидности. Они описывают все внутренние процессы, рассказывают о каждой должности и объясняют надобность тех или иных функций. Регламенты — первый шаг к определению целей и сути вашей компании на бумаге. А также прямой путь к делегированию и передаче обязанностей, а значит, и освобождению от рутинных процессов.
Начать создание регламентов нужно с осознания простой мысли: чем дольше вы будете медлить, тем больше упустите времени, которое можно потратить на реализацию новых планов и стратегий.
Подписывайтесь на нашу страницу в Facebook
