Как запустить онлайн-обучение в компании, чтобы всё работало

Допустим, у компании есть большой отдел продаж и регулярно проводятся маркетинговые активности: запускаются новые продукты, стартуют акции. Логично, что специалисты в продажах должны быть обучены заранее, чтобы моментально применить тот подход к клиенту, который разработала служба маркетинга. Обученный сотрудник сумеет корректно и своевременно донести информацию до клиента, обеспечив компанию прибылью.

Плюсы корпоративного онлайн-обучения

Во-первых, онлайн-обучение позволяет сократить затраты на очный формат обучения и сделать его более эффективным. На 100% заменить очное обучение нельзя, но онлайн-обучение однозначно увеличит охват и скорость доставки знаний, в разы снизит затраты на командировки, гостиницы, аренду помещения и т.д. Во-вторых, онлайн-обучение позволяет задать и удерживать единый стандарт бизнес-процессов по всей территории присутствия компании. Это особенно актуально для компаний, которые уже имеют множество региональных филиалов.

С помощью онлайн-обучения можно провести пребординг, или перенос части обучения на период до трудоустройства. Уже на этапе подбора вы отследите вовлечённость кандидата в обучение и сделаете выводы о его заинтересованности в работе в компании. Большой плюс — кандидат выходит на стажировку уже обученным: имеет определённую базу, знает, что делать, и быстрее выходит на нужный уровень KPI.

С чего начать внедрение онлайн-обучения в компании? 

Определяем заказчика и ставим цель

Первое и главное стратегическое действие — определить внутреннего заказчика, для кого всё это делается. Это может быть отдел продаж и коммерческий директор, или главный инженер на заводе, если у вас производство. Заказчиком является тот, кому в данный момент нужна помощь с адаптацией новичков, обучением и переобучением, аттестацией.

С заказчиком нужно провести подробное интервью, выяснить, где у него узкие места и точки роста, какая конкретно ему нужна помощь. Чётко определите цели обучения: за обученностью стоят конкретные задачи в бизнесе, требующие решения. Как правило, нужно решать какие-то задачи лучше, чем сейчас, или же делать что-то по-новому. Вы поймёте это, поговорив с вашим внутренним заказчиком. Для того чтобы переговоры с заказчиком прошли успешно, прилагаем пример брифа для заказчика.

Выбираем платформу для онлайн-обучения

Для запуска онлайн-обучения вам потребуется платформа или система дистанционного обучения (СДО) — это сервис, на котором можно развивать сотрудников онлайн: проводить вебинары, назначать уроки, курсы, тестировать и следить за успеваемостью команды. Нет смысла выбирать СДО с большим набором функций и переплачивать за лишнее. Требования к системе зависят от задач вашей компании. Например, если вам нужно ускорить адаптацию, пригодится система, умеющая строить траектории обучения под конкретную должность, онлайн-тесты, вебинары, возможность поделить сотрудников на отделы и автоматически назначать программы обучения новичкам, чтобы вы не тратили на это время. Если вам предлагают дополнительно систему управления талантами, чат-ботов и встроенную CRM, возможно, стоит отказаться. На старте вам не пригодятся эти функции — потратите деньги зря. 

При выборе системы дистанционного обучения определитесь, вам нужно коробочное решение или облачный сервис. Коробочные СДО устанавливаются на сервер компании, а облачные работают через интернет — достаточно создать аккаунт. Если в компании ещё нет достаточной IT-инфраструктуры и специалистов, больше подойдёт облачная версия. Перед покупкой уточните, где находятся сервера, отвечает ли их локация законодательству страны в области хранения персональных данных. Если компании критически важно, чтобы информация хранилась в её базе данных, присмотритесь к «коробке». Мы тестировали несколько десятков платформ и можем рекомендовать платформу iSpring Learn — наиболее оптимальное решение в плане как функционала, так и удобства развёртывания.

Адаптируем контент

Обучающий контент должен быть максимально адаптирован под конкретный типаж его потребителя. Во-первых, определите, кто целевая аудитория: кого будем обучать, что это за люди. Это 25-летние юноши и девушки, которые работают в торговой сети? Это люди старшего поколения? Каков их уровень владения компьютером/смартфоном? Определив целевую аудиторию, вы поймёте, какие форматы контента, какими порциями, в какое время вы сможете лучше подавать. 

Также важно задаться вопросом: почему им должно быть интересно пройти это обучение? Какие у них могут быть личные мотивы, чтобы пройти программу до конца, и какие могут быть скрытые мотивы саботирования обучения? Хорошо бы заранее об этом подумать и проработать несколько вариантов для вовлечения людей в обучение. 

Content is king

Следующий этап – создание контента. Content is king - твердят все мировые эксперты по обучению. Действительно, всё дистанционное обучение строится вокруг контента, от его качества и содержательности во многом зависит успех. Делать учебный контент самим достаточно просто. Есть большое количество инструментов, упрощающих эту задачу, например конструктор онлайн-курсов iSpring Suite, который позволяет собрать полноценный онлайн-курс с интерактивными элементами и качественным дизайном каждому, кто владеет базовой компьютерной грамотностью.

На старте сделайте несложный в оформлении визуальный контент, пусть он будет простым, аккуратным, просто для того, чтобы быстро и оперативно помочь бизнесу с поставленными задачами. Это не значит, что можно взять и разместить на слайдах стостраничный документ. Здесь вам пригодится знание правил педагогического дизайна. Стать профессионалом в создании онлайн-курсов можно за два месяца обучения в Академии iSpring. 

Набираем команду

Кто вам нужен в проекте — это также следует продумать на старте. Очевидно, нужен методист, специалист для работы с контентом. Скорее всего, вам понадобится администратор учебного портала, где вы будете размещать курсы. Какими бы простыми сегодня ни были системы дистанционного обучения, требуется время на то, чтобы управлять учебным процессом. Зачастую на старте несколько ролей бывают совмещены в одном человеке. Это рабочий вариант, когда вы запускаете проект в условиях ограниченности ресурсов. Создавать контент, управлять процессом дистанционного обучения, руководить и организовывать — всем этим может заниматься один специалист. 

Важно подумать о том, какие роли и функции должны быть у людей сейчас, чтобы запустить проект. Какие роли потребуются вам через 3-5 месяцев после старта, зависит от того, насколько интенсивно будет развиваться онлайн-обучение в компании.  

Готовимся к старту

Обязательно делайте тестовый запуск онлайн-курса. Это сэкономит много ресурсов и позволит избежать грубых ошибок на старте. Тестировать нужно всё: контент, платформу, способ обратной связи. Для этого определитесь с фокус-группой: найдите людей, готовых в этом поучаствовать. Пусть это будет 2-3 человека, если компания маленькая. Если компания большая, 50-100 человек будет достаточно. Не затягивайте этот этап надолго: берите сроки от недели до двух. Этого достаточно, чтобы быстро проверить вашу гипотезу, собрать результаты и сделать выводы о том, что требует корректировки. 

Перед тем, как инициировать проект, заполните этот документ, покажите его всем заинтересованным лицам: команде проекта, заказчикам, фокус-группе, чтобы все были в одном информационном поле. Это займёт буквально несколько минут, зато вы объедините всех вокруг одной общей идеи, на которую этот проект работает.

Договариваемся об оценке на берегу

Сложно установить прямую связь между обучением и бизнес-показателями. Договоритесь с руководителями, как вас будут оценивать на старте. Обязательно зафиксируйте договорённости во всех деталях. Для этого вместе с заказчиком ответьте на ряд вопросов: как вы и ваш внутренний заказчик поймёте, что цели достигнуты? Как определить, достигнута ли цель на 100% или это промежуточный результат?   

Часто за основу берут два параметра — количественный и качественный. К количественным можно отнести такой параметр, как рост охвата обучения в компании. Вот проект стартанул, а как ситуация изменилась за три месяца? Сколько сотрудников вовлечены в обучение? Есть ли некая положительная динамика, можно ли сказать, что всё больше людей проходит обучение? Это важный параметр, который нужно отразить в отчетной презентации. Оценка по качественным параметрам может носить субъективный характер: доволен ли ваш внутренний заказчик? Закрыло ли обучение его «болевые точки»? Есть ли разница в KPI сотрудников до и после обучения? Чтобы точно определить, в чём будут выражаться качественные показатели проекта, постоянно держите связь с внутренним заказчиком. Это позволит вам гибко реагировать на возможные изменения.

Андрей Басангов, руководитель направления e-Learning Корпоративного университета «Самрук-Казына»