Как сделать конференц-связь более удобной

Никому не нравится «висеть» на скучном звонке по конференц-связи, особенно если у него куча других важных дел. Но жизнь есть жизнь — многим приходится, по крайней мере если верить опросу на тему распространения мобильной конференц-связи и соответствующего поведения сотрудников, проведенного компанией InterCall. Когда 82% специалистов признались, что во время телефонных «собраний» они выполняют другие задания (а иногда и вовсе занимаются посторонними вещами), понимаешь, что «формальное присутствие» (по крайней мере на виртуальных встречах) стало обычным делом. Кто-нибудь может возразить, что эти сотрудники не совсем бездельничают, ведь они делают другую ценную работу. Но не может не возникнуть вопрос о смысле и пользе от такой конференц-связи, по информации Rambler.

Однако есть и хорошие новости: компании могут сделать удаленные собрания «ближе к народу» и продуктивнее — достаточно внести в их организацию несколько изменений. Правда, для этого, возможно, придется отойти от привычной офисной рутины.

Прекратите включать в список участников всех подряд. Временные издержки, а не высокая плата за технологии — вот главные негативные последствия бесконечных собраний. К сожалению, онлайн-ежендевники, приложения для планирования времени и подписка на почтовые оповещения стали причиной мощного рефлекса — приглашать на телеконференции всех кого ни попадя. Нам стало слишком легко нажать кнопку «включить всех» и пригласить на встречу длиной в час десять человек, хотя в реальности она касается только пяти из них.

Организациям нужно избавиться от представления о том, что все участники звонка должны быть на нем от начала и до конца. Потратив немного времени на планирование обсуждаемых тем, менеджеры могут сделать приглашение на конференц-связь ступенчатым. Если о бюджете для маркетинга речь пойдет в последние полчаса собрания, посвященного годовому финплану, пусть сотрудников этого отдела позовут только на эти тридцать минут.

Помимо повышения эффективности встреч, это сэкономит вашим людям время и даст им столь необходимую гибкость при планировании рабочего дня. Также они убедятся, что вы цените их время не меньше, чем свое собственное. Часто руководители волнуются, что подчиненные почувствуют себя «не у дел», если их не будут приглашать на все собрания. Но если вы не пожалеете времени на то, чтобы поделиться с ними соответствующей информацией (в кратком разговоре при встрече или в резюмирующем электронном письме), вам удастся сохранить их доверие и сэкономить их драгоценные рабочие часы. Скорее всего, ваши сотрудники будут лишний раз благодарны вам за это.

Начните использовать видео. В 2014 году доля сотрудников, использующих видео и веб-камеры более, чем в четверти своих звонков по конференц-связи, впервые достигла пятидесяти процентов (опрос Wainhouse Research, WebMetrics: Meeting Characteristics and Feature Preferences, 2014). Несмотря на этот пройденный рубеж, видеоконференции остаются камнем преткновения, и некоторым людям нелегко их принять с точки зрения психологического комфорта. Многих отталкивает идея того, что каждый участник может видеть, чем вы занимаетесь во время звонка, а также пугает контраст между собственным отражением в зеркале и тем лицом, которые они видят на экране компьютера или планшетника.

Но чем больше видео проникает в нашу личную жизнь, тем больше нам приходится преодолевать свое нежелание впустить его в офис. Также значительную роль в повышении приемлемости использования видеозвонков на работе играют молодые специалисты с их любовью к селфи и соцсетям. По тем, кто активно использует видеотехнологии, уже можно судить о результатах. Wainhouse Research сообщает, что среди всех использующих видео и веб-камеры во время звонков, 74 процента довольны возможностью видеть реакцию коллег на свои идеи, а около 70% заявляют, что чувствуют более тесную связь с участниками встречи.

Но пока не следует забывать и о реальном помещении для встреч. Переговорки в большинстве организаций за последние двадцать и даже десять лет радикально изменились. Они проделали путь от длинного стола и телефона к такой технике, как проекторы, плазменные панели, веб-камеры, звуковые установки и удобные доски для записей. Возможно, участники и не пользуются всем этим джентльменским набором на каждой встрече, но технические возможности для оживленной дискуссии всегда под рукой.

При этом не должно быть так, чтобы выступающий тратил двадцать минут на выяснение того, как работает веб-камера. Или чтобы ему нужно было перезагружаться, чтобы раздать мультимедийный контент. Цифровые технологии делают жизнь лучше, если они естественны, интуитивны и безупречны в использовании. Такое бывает только в том случае, если сотрудники обучены использованию всех их возможностей и делают это совершенно непринужденно.

От использования технологий до злоупотребления ими — один шаг. Для инноваций в сфере конференц-связи и повышения вовлеченности в нее персонала высокие технологии незаменимы. Но при неправильном использовании или непонимании со стороны конечного потребителя они лишь навредят делу. Менеджерам нужна большая мудрость при внедрении конкретных инструментов — они должны помогать подчиненным, а не становиться пожирателями их времени и производительности.

Другими словами, наличие технической возможности провести видеоконференцию с iPhone во время посадки в самолет еще не говорит о том, что именно так и нужно поступать. Организации должны установить определенные правила вежливости в сфере технологий связи, которые будут направлены на уважение гибкости сотрудников, их права на эффективную работу и сотрудничество без ненужных отвлечений. Частью этой политики будет новое понимание «полного оснащения». Вместо того чтобы предоставлять всем специалистам одинаковые инструменты для конференц-связи, следует дать каждому то, что нужно для выполнения именно его уникальных обязанностей. Адаптация технологии к пользователю, а не наоборот увеличивает вероятность того, что персонал будет реально осваивать эти ресурсы, а ведь только в этом случае ваши вложения окупятся.

В офисах по-прежнему наиболее распространена обычная голосовая конференц-связь, но такая ситуация сохранится недолго. Изменения в технологиях и кадровом составе происходят весьма стремительно, принуждая нас к соответствующей перестройке бизнес-коммуникации. Помните: у человека несколько органов чувств. И собрания не могут использовать только один из них. Чтобы ваши люди живее участвовали во встречах, возможно, для начала стоит задуматься о более удобном способе общения в той или иной ситуации.