10 проверенных способов искоренить "откаты" в компании

Как искоренить откаты в компании и воровство среди менеджеров по закупкам раз и навсегда, передает Генеральный директор. по ссылке Rambler.

1. Организовать «горячую линию». Это один из самых эффективных способов пресечь откаты в компании на уровне сотрудников среднего звена. Используя все доступные каналы связи, уведомьте поставщиков о существовании «горячей линии» - пусть и они сообщают Вам, если Ваши сотрудники начнут вымогать откаты.

Запустите «эскалатор»: объявите партнерам, что, если у них есть действительно хорошее ценовое предложение, а менеджер по закупкам на него не отреагировал, они всегда могут «подняться» с этим предложением на более высокий уровень: начальника отдела, топ-менеджера и даже Генерального Директора.

2. Отслеживать контакты менеджеров с контрагентами. Обяжите менеджеров ежегодно вносить в CRM-систему информацию о взаимодействии с контрагентами в течение дня. Это мягкий метод, который, помимо прочего, позволит накопить полезные данные. Есть и жесткий вариант: переговоры менеджеров с партнерами можно записывать (с соблюдением требования закона) и выборочно анализировать на предмет обсуждений откатов в компании типа «зашлем посылку как обычно». По крайней мере, сотрудники должны знать, что Вы (или служба безопасности) располагаете такой возможностью, и контроль ведется. Важное дополнение: нужно запретить использование личных телефонов для работы, даже и любое их использование в помещениях. Тогда менеджер, постоянно выбегающий на улицу поговорить по мобильному, быстро привлечет внимание.

3. Проводить контрольные закупки для борьбы с откатами в компании. От лица потенциального контрагента предлагайте менеджерам откаты и следите за реакцией сотрудников. Для такой работы лучше привлекать внешних специалистов, делая это в условиях сезонного роста спроса.

4. Еще один хороший способ бороться с откатами в компании – мониторить цены. Поручите отделу маркетинга регулярно анализировать уровень цен на рынке (для этого можно исследовать предложения на электронных торговых площадках). Метод хорош, если у Вас много компаний-конкурентов, предлагающих однотипные товары. А вот для сегментов, где выполняются сложные индивидуальные заказы, он не подходит.

5. Провести «показательный процесс». Если Вы поймали кого-то на откатах в своей компании, не замалчивайте этот факт – устройте показательное увольнение, обратитесь с иском в суд, напишите заявление о возбуждении уголовного дела, предайте информацию огласке в СМИ (печатных или электронных). Независимо от решения суда и исхода уголовного процесса это заставит других сотрудников всерьез опасаться ответственности за подобные нарушения.

6. Стандартизировать предоставление скидок и прочих льгот. Регламентируйте условия, при которых поставщикам должны предоставлять скидки и отсрочки. Не ограничивайтесь каким-то одним критерием – определите три – пять оснований для принятия такого решения. Если пойдет речь об исключениях из правил, рассматривайте их коллегиально на более высоком, чем менеджеры по закупкам, уровне с участием сотрудников службы безопасности, отделов маркетинга, финансов.

7. Предотвращайте возникновение устойчивых связей. Если регулярно менять менеджеров, прикрепленных к конкретным контрагентам, риск, что Ваши сотрудники установят слишком тесные связи и начнут ими злоупотреблять, уменьшается. Эффект будет выше, если Вы сделаете такую политику официальной. Кроме того, стоит разделить процесс заключения контрактов с поставщиками на этапы и доверить каждый из них разным менеджерам – несмотря на то, что такой шаг увеличит нагрузку на менеджеров, интегрирующих результаты.

8. Минимизировать наличные расчеты. Безналичные расчеты прозрачнее: при необходимости их можно проследить. Соответственно, риск откатов в компании при отказе от оплаты наличными несколько снижается.

9. Возглавить то, что нельзя побороть. Если отрасль, в которой работает Ваша компания, сильно коррумпирована, сразу информируйте поставщиков, что откаты Вы как собственник принимаете лично в виде скидок и иных льготных условий. Иначе откаты будут предложены Вашим подчиненным.

10. Подключаться к переговорам с поставщиками. Полезно периодически привлекать к переговорам с новыми поставщиками кого-то из управленцев (или самому участвовать в одной из заключительных встреч). В большинстве случаев партнер, заключивший сделку при участии руководителя более высокого уровня, не станет оплачивать лояльность Вашего закупщика, а ограничится скромными подарками.