Как спроектировать организацию, или Что значит систематизация бизнеса

В последнее время в информационном поле стала часто возникать реклама: «Систематизируй бизнес!», «Хочешь выйти из операционки — систематизируй организацию и потом выходи!», «Хватит пахать в операционке!» и т.д, и т. п.

В России появилось целое направление в инфобизнесе и консалтинге, где предлагают курсы, после которых вы ринетесь систематизировать свой бизнес; коучинг, после которого у вас раскроются глаза; и даже оперативное управление вашим бизнесом, на примере которого вам покажут, что бизнес может работать без вас. И все это правда и имеет право на жизнь. Вот только эти предложения не берут в расчет зрелость вашей компании, вашу готовность и соответствие корпоративной культуры бизнеса таким существенным изменениям.

Причиной написания данной статьи послужило решение обобщить полезный материал, опыт и собственные мысли на тему «Как сделать бизнес эффективным?». А провокацией послужила назойливая реклама «специалистов», знающих, что мне делать с моим бизнесом.

Начнем с того, что теория организации прошла несколько этапов.

1. Классическая школа. Здесь основным посылом является то, что организация — это по сути механизм, который надо настроить с помощью норм и правил. В результате возникают технологические карты, должностные инструкции, регламенты процессов, нормы времени и т. д. Нужно ли все это? Конечно! Особенно когда внешняя среда относительно постоянна и мы не испытываем турбулентности.

2. Однако вскоре за классической школой возникла неоклассическая, или, как ее еще называют, школа человеческих отношений. Оказывается, чтобы люди соблюдали правила и работали эффективно, с ними надо общаться, рассказывать о планах, а главное — удовлетворять их потребности, то есть — правильно мотивировать.

3. Далее зародилась конструктивистская школа, которая стала изучать взаимоотношения организации как системы с внешней средой, более крупной системой (надсистемой), в которой есть рынок труда, поставщики, подрядчики, клиенты, регуляторы и, конечно же, общество, в котором работает бизнес.

4. И наконец школа, пожалуй, внесшая самые существенные изменения в управление организацией, — это постмодернистская школа, ее еще называют школой организационной культуры. Здесь потрудились социологи и психологи, которые выдвинули идею, что люди действуют в соответствии с социальными нормами, базовыми ценностями и убеждениями.

Вы можете спросить, а зачем нам этот исторический экскурс? Для того, чтобы проследить логику научной мысли и учесть это в развитии своего бизнеса.

Надо ли систематизировать бизнес? Надо, но это подразумевает не только наличие регламентов и системы показателей или ключевых результатов, но и наличие системы коммуникаций с сотрудниками, и наличие системы мотивации (здесь речь идет не только о деньгах), и учет влияния внешней среды. Но любая реакция, решение, действие как с вашей стороны, так и со стороны сотрудников будут обоснованы теми базовыми ценностями, убеждениями и предположениями, которые формируют вашу корпоративную культуру.

Корпоративную культуру можно сравнить с идеологией или религией, которую нельзя потрогать, но вы ее ощущаете сразу, как только оказываетесь внутри офиса компании или в коллективе сотрудников. Это то, что накладывает отпечаток на стратегию компании, на стиль общения с партнерами и клиентами, это то, что незримо присутствует в отношениях между людьми и даже в регламентах.

Поэтому, прежде чем приступать к систематизации бизнеса, посмотрите на культуру, которая царит в компании.

А как вообще формируется культура компании?

Преимущество частного бизнеса перед государственным состоит в том, что культура в таких организациях формируется органически. Создатель компании вкладывает в нее собственные убеждения и ценности, которые поддерживаются командой. Так формируется «характер» компании, который во многом соответствует характеру создателя. Это хорошо видно на примере небольших компаний-стартапов. В одной компании создателем является молодой, веселый парень, и вокруг него формируется такая же команда. Попадая в такую среду, сразу ощущаешь неформальные отношения, веселый и легкий внутренний климат. В другой компании основатель настроен по-деловому, целеустремлен и крайне сосредоточен. В такой команде будет присутствовать деловой дух, сосредоточенность и тишина.

Сложнее дело обстоит в уже давно сформированных компаниях, в которых ранее не уделялось внимание вопросу корпоративной культуры. Здесь требуется более взвешенный подход, о котором я расскажу позднее. Еще более сложным является процесс формирования корпоративной культуры в компании, где есть несколько основателей. В таком случае требуется внутреннее согласование базовых убеждений и ценностей между ними и только после этого продвижение, а точнее управление культурой в компании.

Надо ли корпоративную культуру каким-то образом формализовать?

Я думаю, что для компании, в которой существует иерархия, то есть собственник не видит всех своих сотрудников и не управляет ими сам, формализация корпоративной культуры необходима. Это может проявляться в виде кодекса этики, формализованных декларируемых ценностей и т. д. Со временем проявление корпоративной культуры будет наблюдаться во всем: в оформлении офиса, используемой мебели, подборе персонала, системе мотивации, стиле общения с партнерами, в регламентах и других документах. Все перечисленное станет либо гласными и негласными правилами, либо артефактами вашей корпоративной культуры.

А что касательно систематизации?

Для принятия решения о систематизации бизнеса необходима зрелость компании и… основателя. Как мы уже выяснили, основатель закладывает корпоративную культуру. Более того, в процессе «взросления» основателя, изменения его стиля управления, будет меняться и культура в организации. Здесь надо понимать, что на разных этапах жизненного цикла компании происходит развитие собственника, которое тянет за собой изменения в культуре.

Так, в соответствии со спиральной динамикой развития организационной культуры, на первоначальном этапе создания компании формируется культура выживания. Главное — это сохранить компанию, дать ей окрепнуть. Затем лидер уделяет особое внимание формированию костяка команды, культуре принадлежности. После этого развитие компании требует набора оборотов, высокой степени координации и управления, в связи с чем основатель берет все под свой жесткий контроль. Так формируется культура силы. И только когда приходит осознание, что компания уже достаточно крупная и не позволяет все держать под собственным контролем, начинают формироваться правила, инструкции, регламенты, что является верным признаком перехода компании в культуру правил. Собственно, этот этап нас сейчас более всего интересует.

Итак, для того чтобы органично прийти к систематизации бизнеса, нужно пройти определенные этапы развития и собственнику, и команде с ее корпоративной культурой. Поэтому определить необходимость систематизации бизнеса может только сам собственник, если бизнес находится под прямым управлением, либо управленец, которому поручено управлять бизнесом.