idocs: Мы были первопроходцами, предложив ЭДО в Казахстане

О том, какие плюсы несет электронный документооборот бизнесу, каково это — первыми выводить на рынок продукт, какие новые решения в ближайшем будущем предложит платформа и сложно ли женщинам в tech, рассказали фаундер Гаухар Зайтбекова и CEO idocs Шынар Галиева.

Как создавался idocs и как он сумел стать первым казахстанским сервисом, предлагающим электронный документооборот?

Гаухар Зайтбекова: До idocs я попробовала себя и в найме, и в предпринимательстве, но в какой-то момент появилось стойкое ощущение, что хочется создать что-то своё. Сперва родилась идея создать в Казахстане маркетплейс услуг для физических лиц, но позже мы решили сделать его доступным и для бизнеса. При создании продукта поняли, что придется столкнуться с огромным объемом бумажной работы. Нам стало очевидно, что необходимо это все автоматизировать.

Мы стали искать на рынке решения для автоматизации всех этих процессов и выяснили, что их нет. Так у нас появилась идея создания такого решения и вывода его в отдельную платформу. Мы вывели idocs на рынок в 2016 году, и это было первое решение в Казахстане для обмена юридически значимыми документами между контрагентами с возможностью подписания через ЭЦП.

Шынар Галиева: Я присоединилась к команде позже, в октябре 2019 года. Пришла в качестве продакт-менеджера, чтобы создать следующую итерацию платформы и сделать сервис более удобным, гибким и понятным. Но думаю, что когда ребята почти 10 лет назад создавали маркетплейс, рынок еще был не готов к такому. Но и платформа, предлагающая ЭДО, опередила спрос. Со временем, и особенно на фоне карантина во время пандемии, бизнес начал понимать всю важность перехода на цифровые процессы. idocs стартовал раньше, чем пришло это понимание, но когда продукт стал востребованным, мы уже его предоставляли.

Насколько серьезная сейчас конкуренция на рынке ЭДО и в чем основные конкурентные преимущества вашей компании?

Гаухар Зайтбекова: Мы были первопроходцами на рынке, а первые конкуренты появились только через 2-3 года. Сейчас конкуренция возрастает, но все игроки в основном бьются за разные ниши. Учитывая, насколько быстро развивается автоматизация и оптимизация процессов в компаниях, рынок в перспективе будет развиваться быстрее.

Шынар Галиева: Мы, конечно, смотрим на конкурентов, анализируем, но всё-таки сосредоточены на том, чтобы предложить лучший продукт для своих клиентов. Наша компания очень клиентоориентирована: мы предоставляем высококачественный сервис и одинаковое количество внимания всем клиентам, вне зависимости от того средний, малый или крупный бизнес они представляют.

Самое важное, что отличает нас от конкурентов, — у idocs очень высокие стандарты информационной безопасности. Это для нас принципиальный момент. Мы неоднократно проходили аудиты в американских компаниях, а в этом году получили государственную техническую сертификацию, чем очень гордимся.

Также наша платформа одна из самых интуитивно понятных для пользователей. Она сделана таким образом, чтобы любая компания могла зарегистрироваться самостоятельно, а люди не тратили много времени на подписание и создание документов.

У нас есть API — это своего рода список методов, который позволяет нашим клиентам пользоваться всеми возможностями платформы idocs, только в режиме своего единого окна.

И ещё мы первая в стране компания, которая запустила юридически значимый международный электронный документооборот — МЭДО. На данном этапе он возможен между Казахстаном и Россией — страной, с которой у республики самый большой внешнеторговый оборот и наиболее развитое экономическое сотрудничество. Далее мы планируем расширять МЭДО на другие страны. В частности, нас интересует Узбекистан, Кыргызстан, Турция и Азербайджан.

Какие выгоды и плюсы приносит ЭДО для бизнеса и насколько казахстанский бизнес их уже оценил?

Шынар Галиева: ЭДО избавляет от бумажной волокиты — не нужно распечатывать документы, куда-то бегать, ждать, когда твой руководитель вернется из поездки или когда документы пройдут все этапы согласования. ЭДО оптимизирует время, которое сейчас является самым дорогим ресурсом.

Создание и подписание документов с помощью ЭЦП в онлайн-формате занимает буквально от 1 до 5 минут.

Кроме того, ЭДО — это оптимизация ресурсов на хранение. У бухгалтерских документов срок исковой давности 3 года, трудовой договор должен храниться 75 лет, а строительные документы — 100 лет и более. Для крупных компаний всё это выливается в огромные архивы, а idocs решает эту проблему.

Еще один немаловажный момент — с ЭДО появляется больше прозрачности. В idocs все, что ты делаешь с документом, сохраняется. Это данные, которые нельзя изменить, нельзя подделать подпись, нельзя изменить само содержимое документа.

У нас много клиентских кейсов, но приведу в качестве примера один из своих любимых: для одной из крупных табачных компаний в Казахстане мы оптимизировали 90 процентов процессов, связанных с кадровым документооборотом. Если раньше у них на какие-то глобальные изменения уходило до 2 недель, то с внедрением idocs и с автоматизацией всех процессов срок сократился до 2 дней.

Если мы говорим про внешний документооборот, то среди наших клиентов немало компаний с большим числом контрагентов, и они получают много закрывающих бухгалтерских документов. С нашими решениями для бухгалтеров — модулями 1С, с которых компания, собственно, и начинала, этот процесс заметно упрощается. В пару кликов можно подписать тысячи документов за один раз, и это все автоматически отправляется к контрагентам и синхронизируется с их 1С.

Гаухар Зайтбекова: В отношении того, насколько казахстанский бизнес оценил ЭДО, показателен рост количества документов, отправляемых через idocs. В начале это было до 5-10 тысяч документов в месяц. Сейчас — около 100 тысяч документов. А за всё время работы idocs более 6 млн документов было отправлено через платформу. У нас более 35 000 клиентов, среди которых ERG, Philip Morris, Toyota, Siemens, Wolt, CDEK, «Додо пицца», Choco, Aviata и другие. Растет и количество крупных сделок — за первое полугодие 2024 мы заключили договоры с такими компаниями, как «Яндекс.Такси», Halyk Leasing, RG Brands Kazakhstan, Ticketon Events, Carlsberg Kazakhstan, Lamoda, Ozon и другие. У платформы 60 тысяч пользователей.

Какие векторы для развития idocs вами уже намечены и какие продукты будут выведены на рынок в ближайшем будущем?

Шынар Галиева: Скоро мы запускаем мобильное приложение, посредством которого пользователи платформы смогут управлять внутренним и внешним документооборотом из любой точки мира и с одного устройства, которое всегда под рукой. Оно уже доступно для iOS и Android, но пока вышло только в бета-версии с ограниченным функционалом. Летом 2024 года мы также запустили подписание документов через QR-код, а ближайшее время также предложим опцию SMS-подписания.

В ближайшие несколько месяцев мы планируем интеграцию с государственной платформой для кадрового документооборота Enbek.kz. Она позволит компаниям при внесении каких-то изменений и подписании новых документов автоматически отражать их в государственной системе.

Кроме того, планируем интеграцию с ЕСЭДО — это Единая система электронного документооборота, созданная для переписки с государственными организациями.

И, наконец, мы активно расширяем линейку модулей для 1C, которые очень востребованы на казахстанском рынке.

Женщины в топ-менеджменте IT-сектора для Казахстана - уже не новое явление, и все-таки есть ли какие-то специфические гендерные сложности в этой отрасли?

Гаухар Зайтбекова: У нас гендерные сложности существуют в каждой отрасли, но IT-индустрия имеет свою специфику – она очень быстротечна, изменчива, здесь важно быстро адаптироваться и менять взгляды. Здесь не важно, кто создает продукт, а важно, каким он будет, насколько он решает проблемы и насколько качественный.

Шынар Галиева: В IT, если ты профессионал своего дела, становится неважным, какой у тебя гендер. Главное - не бояться и, если видишь проблему, то решать ее, а если видишь возможность, то хвататься за неё. Мы с Гаухар очень амбициозные люди, поэтому у нашей компании всегда очень амбициозные планы и цели.