Как вести бизнес с зарубежными компаниями

Я несколько лет работаю в проектных командах нефтяных гигантов. Находясь «по другую сторону баррикад», вижу, что местные партнеры действительно нужны иностранным компаниям. Во-первых, необходимо улучшать показатели по местному содержанию. Кроме того, слетать, скажем, в Актау или Уральск всегда проще, нежели в Англию или Нидерланды. Нет проблем с доставкой, растаможкой и разрешительными процедурами. Словом, преимуществ много, но и недостатков тоже предостаточно.

Имея опыт работы заказчиком лишь в нефтегазовой отрасли смею предположить, что мои советы могут пригодиться и в других отраслях промышленности.

Представим, что ваш бизнес дорос до момента, когда вы можете замахнуться на нефтяной рынок или любой другой крупный сегмент, занятый большими иностранными компаниями. Бонусы от подобного прорыва очевидны – высокие расценки на продукцию (необязательно прибыль), гарантированная платежеспособность клиентов, долгосрочные и большие заказы, репутация на рынке.

Однако ставки тоже повышаются, причем настолько, что в какой-то момент вы можете пожалеть об этой инициативе.

Я хотел бы описать, что делать, чтобы нивелировать недостатки и избежать подводных камней.

Перед тендером

Думаю, вы и сами прекрасно знаете, что делать на этой стадии. Мои советы –  лишь небольшое дополнение к вашей стратегии выхода на новый сегмент рынка.

· Оцените свое финансовое положение. Вы ввязываетесь в серьезную игру. Расходы на изготовление будут в 1,5 – 2 раза выше, чем обычно. Придется нанимать дополнительный и совсем недешевый персонал. Банковская гарантия будет около 10%, и только от самого дорогого и неудобного банка. Срок ее истечения составит не менее 2 лет после завершения работ, либо заказчик будет удерживать 10% с каждого платежа и вернет их только через пару лет.

· Найдите действительно хорошего переводчика. Как правило, лучшими можно назвать 2 варианта: дорогой опытный переводчик из иностранной компании, которому уже за 30, или молодой амбициозный «болашаковец» на оброке (1 год переводчиком, а дальше – по специальности). Хороший переводчик не гарантирует успеха, но плохой обеспечит провал всей миссии.

· Заведите электронную почту для каждого своего сотрудника и заставьте персонал пользоваться ею. Один почтовый ящик для всей компании сослужит плохую службу на тендере, а во время исполнения контракта – тем более.

Тендер

· Читайте все, что вам прислали, особенно по части объема предоставляемой документации и технических спецификаций. Не отправляйте ничего, не перечитав досконально весь пакет документов приглашения на тендер, иначе можете потерять деньги и репутацию.

·  Спецификации (стандарты организации заказчика) всегда будут отличаться от тех, по которым вы привыкли работать. Поэтому ваш технический департамент должен досконально все изучить.

· Спецификации частенько ссылаются на зарубежные стандарты. И понять их до конца можно, только изучив зарубежный стандарт. Это не беда. Лучший вариант – нанять инженера со знанием этих стандартов и соответствующим опытом. Если нет денег на такого инженера, не вешайте нос. Даже у больших компаний частенько не хватает на них денег.
Определите стандарты по своей части. Погуглите по-русски «перевод + название стандарта» и наверняка наткнетесь на какое-нибудь российское агентство, авторизованное продавать эти переводы за очень приличные деньги. Не жадничайте и приобретите эти документы. Это отличная инвестиция. Ваш олдскульный главный инженер будет в восторге. Американские и европейские стандарты, как правило, написаны простым языком и дают больше пространства для маневров.

· Еще немного о спецификациях. Читайте внимательно ссылки на стандарты. Зачастую там бывают неподходящие ГОСТы и СНиПы. Сообщите об этом заказчику. Не забудьте добавить список подходящих нормативов, по которым вы готовы работать, но не переусердствуйте. Напишите предельно корректное и вежливое письмо. Это поможет и вам, и заказчику, а также будет демонстрацией вашего профессионализма.

· SDL, SDRS, VDL и т.п. – это перечень обязательной документации от поставщика во время исполнения заказа. Ссылка на этот документ будет указана в контракте и, таким образом, все требуемые документы становятся частью контракта.
Ни в коем случае не игнорируйте этот перечень. Если какие-то документы непонятны, отправьте запрос на разъяснение. Как правило, этот документ имеет коллективное происхождение и проектная команда заказчика «кидает» туда все, что вздумается. Всегда можно оспорить предоставление тех или иных документов. Самое страшное, что случится – вам откажут. Если же вы молча согласитесь на всё, произведете впечатление отчаявшегося, готового на все ради контракта кандидата. Ах, да, и еще вы не сможете предоставить документацию и закрыть контракт в будущем.

· Помните, что у корпораций есть списки утвержденных производителей почти на вс. Ваш кентауский трансформатор или торжковский запорный клапан точно не будет утвержден. Если в вашем заказе есть поставка готовых изделий от субпоставщиков, то сразу, во время тендера, уточните список разрешенных брендов или утвержденных поставщиков. И немедленно свяжитесь с дистрибьюторами этих брендов, чтобы уточнить сроки доставки, оплаты, сертификации и т.д.

· Не бойтесь просить дополнительное время для подготовки своего предложения. В 99% случаев организатор тендера побоится отказывать и продлит конкурс. Ведь в больших компаниях менеджер проекта и организатор тендера работают в разных департаментах, и их интересы не всегда совпадают.

· Не забывайте гуглить незнакомые слова и аббревиатуры вместе с вашим крутым переводчиком. В интернете есть все.

· Не оставляйте без внимания разделы по местному содержанию, контролю качества, технике безопасности. Наймите профессионалов для этих разделов. Они дают большую прибавку в баллах при выведении финальной оценки.

· Следите за перепиской ваших инженеров во время технической оценки. Ответы должны быть исчерпывающими, компетентными и достоверными. Зачастую вопросы от заказчика бывают многочисленными и не совсем корректными. Это нормально. Просто проектировщики, задающие десятки несуразных вопросов,  получают почасовую оплату и любят затягивать процесс. Ответы должны быть техническими, сухими и корректными. Никакого сарказма и прочего остроумия.

Исполнение контракта

· Kick off meeting – это первоначальное, открывающее совещание. Оно является большим событием в жизни корпорации. На это совещание приходит множество сотрудников самых разных отделов, которые, как правило, задают много вопросов и по проекту, и по другим темам. Приведите ключевых игроков своей команды. Удостоверьтесь, что они тщательно подготовились. Оденьтесь хорошо. Ни в коем случае не опаздывайте. Напечатайте визитки для всех своих участников.

· Приведите секретаря или назначьте надежного человека, который будет записывать всё, о чем идет речь. Это не должен быть переводчик, который и так будет занят. Правильно проведенный kick off meeting создаст благоприятное впечатление о вас в самых разных департаментах заказчика.

· По ходу исполнения контракта записывайте все о чем, вы разговаривали с заказчиком. Все телефонные разговоры дублируйте по электронной почте. В этом нет никакой грубости или желания «подловить на слове» - это нормальная практика всех поставщиков. Представитель заказчика, с которым вы работаете, может поменяться в любой момент (ведь это иностранец) или забыть что-то, и тогда вы можете оказаться в сложном положении.

· Уделяйте первоочередное внимание планированию и отчетности. Пусть базовый график и форму регулярного отчета для вас разработает профессионал. Это очень важно. Все выплаты, как правило, зависят от процента выполнения прогресса и от одобренного отчета.

· Не бойтесь разрабатывать процедуры на всё. В этом нет ничего сложного. Просто найдите человека в своей компании, который может изложить свои мысли на бумаге. Далее этот набросок будет разослан на рассмотрение команде, а там уже дело закипит. Люди любят находить чужие ошибки. Наличие процедур на что угодно будет говорить заказчику о вашей стабильности, большом опыте и правильном подходе к бизнесу.

· Бизнес есть бизнес, особенно нефтяной. Запросы заказчика всегда меняются. Корпорации тоже допускают технические ошибки. Счета оплачиваются туго, особенно на первых порах, из-за миллиона бюрократических проволочек. Некоторые сотрудники заказчика (как правило, местные и, как правило, глупые) могут смотреть на вас свысока. Ни одна из этих причин не может быть оправданием неподобающего поведения с вашей стороны. Никогда не повышайте голос, даже если обсуждаете детали разрыва контракта. Никогда никого не оскорбляйте: ни чужих, ни своих. Корпоративная культура четко разделяет рабочее и личное, и потому оскорбления, крики, нервозные ужимки и прыжки всегда выглядят дико. Если у вас есть какие-то претензии или обвинения, выговаривайте их вежливым тоном и в очень вежливой форме. Предельная вежливость – признак недовольства, и иностранцы к таким вещам очень чувствительны. Старайтесь больше улыбаться и разряжать обстановку. И не только на работе.

· Следите за обоснованностью комментариев заказчика на ваши чертежи или иные документы. Всё должно ссылаться на спецификации компании или стандарты, которые должны были быть перечислены в SDL, SDRS, VDL, объеме работ или в ином контрактном документе. В противном случае заказчику придется платить отдельно или отзывать свои комментарии.

· Работайте много. Как бы странно это ни звучало, но на Западе принято, что менеджеры и хозяева компаний работают больше всех. Работа на иностранного заказчика - это вызов в вашей карьере, и отнеситесь к этому соответственно. Если даже с обычными заказчиками производственный процесс идет туго, то с иностранцами все будет труднее вдвойне.

· Когда заказчик будет менять проект в самый непоходящий момент, радуйтесь. Теперь у вас есть возожность хорошо заработать. Конкурентов больше нет, контракт уже ваш. А цены можно выставлять заново. Изменения, как правило, могут стоить в 2, а то и в 3 раза дороже первоначальной суммы. Заказчик об этом знает и к этому готов. Никаких обид не будет. Бизнес есть бизнес. Но будьте готовы представить доказательства закупленного товара, уже выпущенных чертежей, подготовленного документа, который придется менять и т.д.

· Хороший результат - гарантия других контрактов, а плохой - гарантия их отсутствия. Нефтяной бизнес Казахстана – очень тесный мирок. И отечественные, и иностранные инженеры часто кочуют из одной компании в другую. Соответственно, также будет кочевать и ваша репутация.

· Никогда не врите. Пусть это правило будет вести вас по жизни. Заказчика всегда можно «ограбить» и честно, воспользовавшись его ошибками. Тогда и деньги будут, и репутацию сохраните.

· Не обращайте внимания на мелкие изменения и дополнительные расходы. Щедро прощайте их заказчику, но ведите летопись своего благородства в протолах совещаний или электронной переписке. Когда придет время, эти записи могут помочь вам выиграть милионы.

· Старайтесь копировать организационную структуру заказчика. Во-первых, она действительно эффективна. Во-вторых, это будет наглядной демонстрацией вашего стремления к лучшему. Например, вы можете взять на работу контрактного администратора, если у вас раньше его не было. Разделить закупку и доставку. Нанять отдельно плановика.

· Помните, вашу компетентность и ваших инженеров показывает не количество найденных в документации заказчика ошибок или высокомерные физиономии, а качество вашей работы, вашей документации, а также скорость, с которой вы выполняете рутинные поручения.

· Определите, что более неудобно для заказчика - опоздание или увеличение расходов. Если первое, значит, речь идет о модернизации существующего объекта, и цена одной недели опоздания для корпорации будет выше, чем вся стоимость вашего контракта. В этом случае предлагайте 2 варианта пересмотра контракта по вине заказчика (а такое непременно будет из-за изменений объема или задержки в выдаче документации). Первый вариант – «дополнительная цена + срок опоздания», второй – «дополнительная цена х 3 (или сколько угодно) без изменения срока». Уверен, заказчик выберет второй, более дорогой, но быстрый вариант.

· Наймите нормального, молодого, добросовестного контролера документации. Вы можете потерять 3-4 недели в начале исполнения контракта из-за проволочек с получением доступа к информационным системам заказчика, получением таговых номеров и номеров документов. Еще вы будете терять 1-2 дня на каждом рассмотрении документа из-за медлительности документ контроля заказчика.  Если еще и на вашей стороне будут проблемы по этой части, это может стать фатальным для вашего контракта.

· Не беритесь за то, что не знаете. У вас точно не получится. Вы убьете зачатки своей репутации

· Архивируйте всю документацию с самой первой секунды, как подумали о работе на иностранную компанию. Храните все документы в последних ревизиях (для этого требуется процедура), в электронном виде в одном месте с резервным копированием в другое.

Я сожалею, что мой пост вышел таким длинным, но сократить его я не смог. Все пункты являются базовыми для ведения бизнеса с большими компаниями.

Когда поставщик не понимает основ, это вызывает как минимум недоумение. И мне, как соотечественнику, конечно же, хочется, чтобы местный бизнес подтянулся на должный уровень.