Как снизить расходы и вызвать у сотрудников желание работать

Своим опытом по внедрению бизнес-систем делится с Forbes.kz управляющий директор по техническому развитию ТОО «Компания «Жол жөндеушi» Арман Кулмагамбетов

Арман Кулмагамбетов.
Арман Кулмагамбетов.

Арман, с чего началась идея внедрения новых технологий? Чем вы занимались раньше и почему решили перейти на новый этап?

- С 1998 года мы занимаемся строительством железных дорог, и в определенный момент поняли, что хотим выйти на международный рынок. Но для этого требуется внедрение инноваций, соблюдение европейских стандартов. Осознав это, мы приняли решение начать внедрение цифровых технологий.

Из ряда компаний мы выбрали SAP, потому что эта компания разработала для нас наиболее рентабельное предложение. Мы работаем с системой SAP 2,5 года и уже достигли первоначальной цели – заявили о себе на международном рынке.

Где за границей вы сейчас работаете?

- Мы уже заключили контракт с Абу-Даби (ОАЭ) по строительству железных дорог для нефтяного потока. Ранее в Эмиратах не было железных дорог, но они подсчитали логистику и вывели, что, действительно, железная дорога им нужна. Протяженность планируемой ветки составляет 1000 км. На данный момент мы взяли на себя обязательство построить 115 км, но в дальнейшем мы планируем забрать весь объем.

Расскажите, что именно вы внедрили в плане технологий?

- Мы внедрили технологии KPI, управление персоналом, кадрами, прозрачность финансовых передвижений, складов, передвижения товарно-материальных ценностей, прозрачность передвижения материально-технического снабжения, прозрачность, начиная с закупок и до «ключа». То есть от начала и до конца.

Внедрение KPI предполагает, что вы будете контролировать сотрудников?

- Каждый сотрудник вносит свои данные в SAP, показывает свою работу. Вся информация стекается в единый центр – управление информационных технологий, где производится математический расчет, и в процентах измеряется работа каждого сотрудника.

Как это выглядит на примере простых работников?

- Например, машинист раньше записывал в журнал, что произвел обход состава. Понятно, что если он работает где-то в степи, то произвел он его или нет, мы в действительности не знали. А теперь никаких записей он не производит, а при обходе специальным чипом фиксирует все, что осмотрел. В этом случае мы видим все: и время, которое он провел на осмотре, и время, потраченное на обход всего состава. Мы получаем отчет, что в такое-то время перед выездом на определенный вид работы машинист Курманбаев, к примеру, произвел осмотр 25 точек из 36. Или же мы получаем информацию о том, что он произвел осмотр всех 36 точек, и необходимо заменить кольцевой  поршень, болты, и т.д. Это позволяет провести разбор полетов, заранее провести ремонт и избежать колоссальных потерь времени и средств на непредвиденные расходы.

Как вы определяете KPI для офисных сотрудников компании?

- На каждое управление делается ежеквартальный план, где прописаны задачи, вплоть до даты и времени их решения, во избежание штрафных санкций. Есть государственные санкции, экологические, трудовые и т.д.  Работник заполняет по этому плану, что и где он устранил, вносит подтверждающие документы. Есть контролирующее управление, которое это все видит, проверяет: да, работа сдана, печать соответствующего органа есть, принято, вопросов нет. После этого мы видим работу каждого главного специалиста, и затем уже дается оценка каждому управлению.

Какие выводы вы сделали, когда внедрили KPI и увидели, как работают люди?

- У нас люди привыкли работать на автомате, и мы сейчас изменили эту конструкцию. Перед каждым главным специалистом стоит определенная задача, и если он кому-то помогает в выполнении других задач, это тоже отражается. Если, к примеру, специалист выполнил 100% своей работы и 30% чужой, мы это видим, оцениваем, даем доплату и премию.

Кроме того, это напрямую влияет на карьеру. Допустим, если работник хорошо показывает себя в течение года, мы видим, что он может претендовать на должность замначальника управления. А раньше был один документ, подписали его, исполнитель есть, но кто ему помогал, как все это делалось – мы не видели.

Неужели сотрудники не сопротивлялись внедрению KPI? Наверняка и чипы «ломались», и информация «не сохранялась»…

- Человеческий фактор нельзя исключать, вначале мы встретили сопротивление. Но шла большая разъяснительная работа, шли работы по сокращению премий. Простоев работы, конечно, не было, но мы пришли к общему взаимопониманию. Тех людей, которые не хотели работать или видели, что не справляются, мы переводили на другие должности. Теперь все нормально.

Хорошо, с KPI разобрались. А как повлияло внедрение системы SAP на процесс закупок?

- У нас частная компания, и акционеры видят, как производятся закупки. Согласно системе SAP у нас есть ряд заявок, которые мы посылаем всем фирмам, которые занимаются строительством чего либо, к примеру, здания. В ответ получаем коммерческие предложения, из них выбираем от 10 до 20, которые заинтересовали нас по цене и по качеству. Затем проверяем фирму на соответствие и на историю, на бухгалтерский анализ. После приглашаем представителей компаний, обговариваем цены, выбираем самую подходящую и забиваем в систему. Все прозрачно, и благодаря этому у акционеров нет лишних вопросов от них.

Какие недостатки, существующие до внедрения системы, вы выявили?

- Раньше все было на бумаге. То есть, тот же менеджер Сидоров мог найти 5 фирм, принести коммерческие предложения, но мы не знали, эти цены реальные или нет. Системы контроля направления писем в другие компании не было. Входящие и  исходящие письма регистрировались только в журнале. Опять же, человеческий фактор: не всегда работник смотрит в этот журнал, потому что бывает до 100 закупок в день, до 200 договоров, и невозможно за всем уследить. А сейчас все четко: смотришь в системе SAP – красным горит; открыл, посмотрел, сколько предложений есть. Даже контакты есть – набрал номер, проверил, существует ли эта фирма, и уже работаешь в онлайн-режиме со всеми. Даже те, кто подал заявки и участвовал в конкурсе, могут направить жалобу, и акционеры увидят, на что человек жалуется и где была несправедливость. То есть акционер все видит, может легко разобраться и дать команду. Это прозрачность, к которой мы стремились.

Вы сказали, что вы вышли на новые рынки в Казахстане и занялись строительством. Что вы строите?

- Мы строим железные дороги, занимаемся капитальным ремонтом, усиленным средним ремонтом, техсодержанием полотна и т.д. Также строим автодороги, инфраструктуру, здания и сооружения.

Какие у вас проекты были и есть?

- Например, проект строительства автодороги – Астана-Караганда – скоростной бан. Строительство автодороги Алматы – Капчагай. ВПП в Астане. Инфраструктурный проект «Восточные ворота Хоргос».

Вы сказали, что «Жол жөндеушi» - первая стройкомпания в Казахстане, которая внедрила SAP. Что это вам дает?

- Есть отделы ОТК, наблюдающие за качеством, есть технадзор, который также проводит осмотры. Их акты заносятся в SAP, и все составляющие здания проверяются на соответствие качества, материала, бетона. Есть определенная шкала, по которой мы видим, сколько раз специалист осматривал объект, проверял соответствие, кому были выданы предписания, с кем из недобросовестных субподрядных организаций уже стоит расторгать договор. Вся информация не остается у главного инженера или начальника  участка, мы видим и переписку между субподрядными организациями.  Из системы SAP ничего удалить невозможно.

Говорят, что технологии SAP – дорогие. Как вы считаете?

- Да, есть другие компании, у которых цены вроде бы лояльные. Но это по отдельности, а когда начинаешь комплектовать все, что нужно, в сумме все выходит намного дороже. Да и поддержки у них нет. Я с другими компаниями разговаривал: они приезжают, внедряют и уезжают. А у SAP внедрение закончилось, но они приезжают, поддерживают нас и помогают. Мы планируем и дальше с ними сотрудничать.

Сколько времени вам понадобилось, чтобы внедрить систему? 

- Год, потому что у нас специфичная компания, она не в одном месте расположена, как другие. У нас и по всему Казахстану точки, и за его пределами. Штат очень большой – 1500 человек.

Вы упомянули, что начали работать в ОАЭ. Есть ли прямая связь между внедрением технологии SAP и этим контрактом?

- Это один из факторов, потому что все европейские страны работают с компаниями, у которых все прозрачно, и не доверяют тем, кто боится внедрять системы прозрачности. Теперь европейские компании изучают наши данные, всю деятельность, поток денег, и после этого заговаривают с нами о контрактах.

Какие проекты за рубежом у вас намечаются?

- Намечаются проекты в Грузии, Польше и в России, где сейчас идет текущий и капитальный ремонт путей. Мы хотим зайти на рынок и показать себя.

Как повлияло на «Жол жөндеушi» внедрение новых технологий в целом?

- Раньше мы тратили человеческие ресурсы, предусматривали затраты на командировочные, бензин, технику для разных выездов, осмотров, записей. А сейчас все происходит в режиме онлайн. Один человек выполняет работу за семерых: вводит данные, проверяет, отправляет. Прежде чем эта информация дойдет до меня, ее проверяют 2 управления, которые между собой стыкуют соответствия, и затем уже мы видим всю картину. Стоит сразу сказать, что мы ждем возврата от инвестиций через 2-3 года.

У вас есть планы по развитию системы планирования бизнес-процессов?

- Сейчас в моем дивизионе разрабатывается план мероприятий по усилению контроля, где я планирую внедрить дронов, которые будут  летать над объектами. У нас бывают объекты протяженностью более 100 км на бездорожье. Там ежедневный контроль невозможно вести, сами понимаете, вот и верим все тем же бумажкам. А если будут дроны, я могу в онлайн-режиме проводить селекторные совещания и видеть, что на каком участке происходит, проводить разбор полетов, поощрять, усиливать, направлять технику.

А вообще, бывает, мы выезжаем в Европу и видим у них что-то новое. Возвращаемся и начинаем «грузить» SAP – дайте нам это! Мы хотим быть мировой компанией и не стоять на месте. Мы хотим, чтобы наши компания с флагом Казахстана присутствовала в других странах, чтобы народ Казахстана нами гордился.

: Если вы обнаружили ошибку или опечатку, выделите фрагмент текста с ошибкой и нажмите CTRL+Enter
8730 просмотров
Поделиться этой публикацией в соцсетях:
Об авторе:
Загрузка...
8 декабря родились
Айнура Кунхожаева
исполнительный директор по финансовым и агентским услугам АО «Казпочта»
Самые Интересные

Орфографическая ошибка в тексте:

Отмена Отправить