Как новые технологии сокращают расходы на печать

12227

Зачастую руководители относятся к выбору печатных устройств необдуманно, что влечет к двойным расходам

ФОТО: архив пресс-службы

По данным International Data Corporation (IDC), с апреля по июнь 2022 года в мире было продано около 22 млн печатных устройств на сумму $9,6 млрд.

Но как обстоят дела с этим рынком в Казахстане?

Артем Игнатович
Артем Игнатович
ФОТО: личный архив

Об этом мы поговорили с экспертами в области печатной техники: руководителем компании Artson Build Invest Артёмом Игнатовичем, который является авторизованным партнером Canon по офисной печати, и менеджером по работе с партнерами компании Canon в Казахстане Жандаулетом Жумагалиевым. Кроме того, мы представим практическую реализацию нового подхода по контролю и автоматизации процессов печати в сфере образования на примере столичной инновационной школы Astana Garden School.

Как отмечает Артём Игнатович, в РК эта отрасль активно развивается, выбор техники растет, но вместе с тем увеличивается и «боль» руководителей организаций.

«Болевые точки» руководителей

В Казахстане разговоры о переходе к цифровому документообороту идут уже много лет. Успехи есть, но, как показывает практика, полностью отказаться от бумажных носителей готовы и могут далеко не все компании.

- При проведении предпроектного анализа у наших заказчиков мы регулярно сталкиваемся с парадоксальной ситуацией: компания перешла на электронный документооборот, но расход на бумагу и печать не снизился. А в некоторых случаях даже увеличился вдвое. Все это происходит из-за отсутствия контроля печати и неэффективного выбора техники, - объясняет Артем Игнатович.

Раньше привычной картиной в офисе было, когда в кабинете у каждого сотрудника стоят индивидуальные настольные принтеры. При этом компания несла существенные прямые и косвенные финансовые издержки.

Необходимо было иметь широкую номенклатуру расходных материалов к принтерам, ремонтировать большое количество принтеров и утилизировать большой объем отработанных картриджей.

«Боли» руководителей в этом вопросе растут как снежный ком: обслуживание парка печати влетает в копеечку из-за отсутствия контроля - кто и что печатает? Ресурсы и трудозатраты на обслуживание и работу с техникой растут, продолжается утечка конфиденциальной информации и т.д. В итоге расходы на содержание печатного парка с каждым годом только увеличиваются.

Как снять «боль»?

Современные печатные решения — это новые технологии, симбиоз аппаратных разработок вкупе с программным обеспечением, которые не увеличивают расходы, а напротив, созданы для экономии. Кроме того, они помогут поднять уровень информационной безопасности, настроить контроль печати и расходных материалов, а также автоматизировать до 50% операционных бизнес-процессов.  

Сегодня в Казахстане доступна печатная техника в разных ценовых сегментах и под различные задачи. Специализированные компании могут провести предпроектное обследование, помогут с выбором техники, установят и настроят ее, научат пользоваться и возьмут ее дальнейшее обслуживание на себя.

По словам Артема Игнатовича, сейчас наиболее актуальные, эффективные и доступные решения – «коридорные». В последнее время компании отказываются от настольных принтеров в пользу больших сетевых устройств формата А3+, говорит Артем. Таким образом руководители экономят приличные суммы за счет оптимизации инфраструктуры и использования оборудования исключительно по назначению. Причем в сторону таких решений стали все чаще смотреть школы и вузы. Особенно те, что применяют в обучении западные стандарты: это не только сама программа обучения, но и техническое оснащение, а теперь еще и современные печатные решения, которые значительно упрощают образовательные процессы как студентам, так и преподавателям.

ФОТО: архив пресс-службы

В качестве примера Артем Игнатович называет инновационную школу Astana Garden School, чьи выпускники проходят обучение по программам международного бакалавриата и поступают в лучшие вузы Казахстана и мира. Здесь успешно применяют на практике как многочисленные цифровые устройства, так и бумажные носители, отказываться от которых в ближайшее время школа не намерена.

Канат Исабеков
Канат Исабеков
ФОТО: личный архив

- Проанализировав нашу методику обучения, мы выяснили, что часть материалов школьники усваивают лучше, взаимодействуя с ними через бумагу. Это некоторые книги, тестовые задания, упражнения на развитие логики и памяти, задания для проектных работ и т.д. Поэтому мы комбинируем наши дидактические материалы и задания как в бумажном, так и цифровом вариантах, – говорит директор управляющей компании школы Astana Garden School Канат Исабеков.

С ростом количества учеников, расширением педагогического штата и открытием нового кампуса расходы на печать будут увеличиваться. Поэтому к началу учебного года в школе было принято решение кардинально модернизировать и оптимизировать парк печати.

В школе шесть блоков, и в каждом из них установили сетевое коридорные многофункциональное устройство (МФУ) Image Runner Advance 3822i бренда Canon с системой Universal Login Manager (ULM), к каждому из которых могут подключаться до 50 устройств одновременно с помощью wi-fi. Canon с системой Universal Login Manager (ULM) и его более продвинутая версия uniFLOW позволяет учителям и учениками распечатывать документы с любого гаджета, для этого нужно авторизоваться на ближайшем МФУ, приложив карточку или введя PIN-код.

ФОТО: архив пресс-службы

И если для пользователей главные преимущества коридорных решений - это удобство пользования и скорость печати, то для администрации школы такой парк позволит оптимизировать затраты и  усилить контроль за расходами.

За счет оптимизации парка печатной техники с индивидуальных настольных принтеров на коридорные решения сокращается их количество, освобождается рабочее пространство, появляется возможность разместить на одной и той же арендуемой площади большее количество работников.

Уменьшается количество наименований картриджей и других расходных материалов, и, как следствие, сокращаются затраты на логистику, снижаются простои техники из-за отсутствия необходимого картриджа.

Появляется контроль печати, соответственно, печатное оборудование используется исключительно по назначению. Немаловажно, что цена на картриджи для аппаратов коридорного типа  сопоставима со стоимостью картриджей для индивидуальных принтеров, но при этом объём печати будет в 5-6 раз больше.

Интеллектуальная система Universal Login Manager, которая встроена в коридорные решения Canon серии Advance, полностью анализирует все действия, предоставляет отчеты на каждого пользователя, а ее продвинутая версия uniFLOW определяет стоимость для оценки общих расходов и даже перенаправляет печать на более экономически выгодное устройство. Это позволяет контролировать затраты, управлять доступом пользователя, устанавливать лимиты на количество страниц или регулировать доступ к цветной печати. Решения облегчают работу IT персонала, делают ее более прозрачной и позволяют точно прогнозировать будущие расходы.

- Мы практикуем unit-экономику, когда мы можем рассчитать затраты на каждого человека, включая и расходы на печать. Рынок печати ощутимо подорожал, а коридорные решения помогают контролировать и оптимизировать эту статью расходов. Мы можем проанализировать, какой раздаточный материал действительно нужен в распечатанном виде, какой можно перевести в «цифру». Мы видим, сколько расходуется бумаги в бухгалтерии, и исходя из этого смотрим, согласно законодательству, какие материалы должны быть в распечатке, а какие мы можем перевести исключительно в электронный формат. Мы устанавливаем лимиты для учеников и учителей: для младшей школы одни, для старшей школы другие, управляем доступом для цветной печати и сканирования. Наша цель – сократить расходы в два раза, - поделился планами Канат Исабеков.

Немаловажным фактором является программное обеспечение, используемое в  коридорных решениях от Canon. Приложение ULM – это бесплатное ПО, которое установлено в большие МФУ семейства imageRunner Advance от Canon. Оно имеет много преимуществ: сбор, анализ и защита данных, персональные отчеты и т.д. Но фишка «больших устройств» в том, что на них можно установить более продвинутую систему uniFLOW, которая минимизирует риск утечки данных, ведет детальный учет расходов на всех аппаратах, позволяет управлять всем процессом централизованно с одного рабочего места и т.д. В отличие от ULM,  uniFLOW - это серверное решение, позволяющее подключить к принтерам неограниченное число пользователей, а к системе – неограниченное число печатных устройств. Да и перечень полезных опций у этой системы шире.

Жандаулет Жумагалиев
Жандаулет Жумагалиев
ФОТО: личный архив

- Система ULM рассчитана на небольшое количество техники, до 5 установленных аппаратов. Если парк вырастает до 10-20 устройств, то нужна более продвинутая система – uniFLOW, с единым сервером, к которому подключается весь парк техники. Это упрощает контроль, учет расходов и открывает пользователям больше преимуществ: например, оправив задание на печать, можно забрать документ с любого удобного устройства, подключенного к системе, даже в другом городе или стране, причем программа сама подскажет, на каком устройстве будет выгоднее всего распечатать документ в зависимости от количества страниц и типа печати. Такие решения будут удобны для  больших и средних компаний, у которых офисы разбросаны по разным городам или странам, - объяснил представитель компании Canon в Казахстане Жандаулет Жумагалиев.

По словам Жандаулета Жумагалиева, оба этих программных решения отлично подходят для управления парком печатной техники в зависимости от специфики задач, числа сотрудников и количества офисов в той или иной компании.

- В компаниях, где работает 5-10 человек, можно оптимизировать парк техники и поставить один коридорный МФУ вместо индивидуальных настольных  принтеров на каждого сотрудника. А для организаций, где коллектив больше 10 человек, такие решения просто незаменимы. Опять же, для руководителя это прозрачность процессов и оптимизация, для сотрудников - улучшенная рабочая среда  и экономия времени, - подытожил Жандаулет.

   Если вы обнаружили ошибку или опечатку, выделите фрагмент текста с ошибкой и нажмите CTRL+Enter

Орфографическая ошибка в тексте:

Отмена Отправить