Как перевести компанию на удалённую работу: опыт бывалых
Какие специалисты могут работать из дома, как организовать рабочий процесс и какие программы для этого будут полезны
Компанию Aviasales, работающую на рынках СНГ, Восточной Европы и Африки, многие в русскоязычном сегменте интернета знают как стартап с одним из самых завидных офисов мира. Так, штаб-квартира компании находится на таиландском острове Пхукет, на трёхэтажной вилле и в соседних домиках рядом с пляжем Раваи. Здесь молодые люди ходят босиком и в шортах, сидят на мягких подушках, а в перерыве купаются в бассейне.
Однако тут работают не все сотрудники компании — многие разбросаны по всему миру и трудятся на удаленке.
О том, как организован такой рабочий процесс, в интервью Forbes.kz рассказал директор по развитию новых направлений компании Aviasales Ярослав Степанюк.
F: Ярослав, расскажите, пожалуйста, сколько человек трудится в команде Aviasales и сколько из них на удаленке?
- Всего в Aviasales работают 280 человек, 10% из них — это команда новых рынков. У нас есть общая политика удаленной работы, но в зависимости от департамента условия могут меняться. Если усреднить, то почти любой сотрудник может работать два месяца в году из любой точки мира. Наша команда — самая распределённая из всех из-за специфики нашей работы. В команде сотрудники с экспертизой из разных стран, и люди работают с Пхукета, из Алматы, Москвы, Санкт-Петербурга, Киева, Минска, Бишкека, Ташкента, Торонто, Занзибара, Баку, Иркутска. В нашем случае единственная проблема удалённой работы — это часовые пояса. Вот, например, между Пхукетом и Торонто 11 часов разницы! Но зато наша команда перфоманс-маркетинга в строю в режиме 24 часа в сутки и 7 дней в неделю — когда одни уходят спать, просыпаются другие, как в игре «Мафия» (смеется).
F: На удаленке работают люди каких специальностей?
- Большая часть нашей команды — это программисты, маркетологи, специалисты службы поддержки, дизайнеры, авторы. Так как Aviasales - полностью диджитал-компания, мы можем успешно осуществлять всю работу дистанционно.
F: Когда вы переводили первых сотрудников на удаленку и почему?
- Из-за того, что наш главный офис располагается в Таиланде, а большая часть наших пользователей на данный момент находятся в СНГ, у нас все сотрудники удалённые в привычном понимании. Первый удалённый сотрудник в команде новых рынков как раз из Алматы, скоро будет уже два года, как мы работаем с ней плечом к плечу. Работает дистанционно, потому что ей так удобнее: у детей садик, у мужа работа в Алматы, к переезду они не готовы.
Основной плюс найма удаленных сотрудников в том, что ты ищешь людей не только в своем городе, а по всему миру. Современный мир диктует свои условия, и в будущем всё больше и больше компаний будут переходить на удаленную организацию работы.
F: Какие преимущества и недостатки у этой системы для работника и работодателя?
- Из явных недостатков — то, что у человека нет возможности подойти к своему коллеге и обсудить что-то вживую. Люди — социальные создания, и работе мы посвящаем большую часть времени. Здорово, когда это время ты проводишь в команде единомышленников. Но мы стараемся нивелировать недостатки удалённой работы для сотрудников: оплачиваем коворкинг в случае необходимости, компенсируем занятия спортом и изучение языков, опять же в онлайн-школе. Детский сад, кстати, мы тоже компенсируем. Раз в год привозим всю компанию в одно место, где устраиваем грандиозный праздник в честь дня рождения компании. В прошлом году это был Бангкок, в позапрошлом — Тбилиси. Все очень ждут этого мероприятия, а о месте его проведения знают только те, кто его организует. Поэтому даже удалённые сотрудники у нас чувствуют себя полноценными членами команды.
F: Кого невозможно перевести на удаленку в вашей компании?
- При желании или необходимости перевести на удаленку можно всех, кроме сотрудников, которые занимаются нашим прекрасным офисом.
F: Сейчас наступают времена, когда ваш опыт может пригодиться многим. Какие вы можете дать советы компаниями, которые только планируют перейти на такой режим работы?
- Нужно понимать, что удаленка - это совсем другая организация рабочих процессов и для работодателя, и для сотрудника. Важно проанализировать все процессы в компании и для всех ключевых задач найти онлайн-платформу. Вместо личных встреч — видеозвонки, вместо устной постановки задач — таск-менеджеры. В онлайне даже лучше видны все процессы. Сразу договориться с сотрудниками, в какое время вы будете созваниваться, подготовить доступы в приложения для работы, создать понятные инструкции о том, как это всё работает. Конечно же, такой режим работы не подходит для людей, которых нужно постоянно контролировать и «подпинывать». Но а зачем такие люди в команде в принципе?
F: Какие сервисы можно использовать компании для удаленной работы?
- Здесь всё зависит от задач.
- Jira или Trello как таск-менеджер — там можно ставить задания и следить за ходом их выполнения.
- DocuSign для электронных подписей документов.
- Confluence или Notion - как база знаний.
- Slack или Telegram - для общего чата. Еще в приложении Slack у нас есть бот, который еженедельно анонимно опрашивает сотрудников о том, насколько комфортно им работать. Каждый руководитель получает общую сводку об атмосфере в команде и знает, что надо улучшить, если вдруг что-то идёт не так.
- Zoom - для видеоконференций.
- Обязательно Google Docs.
- Конечно же, почта на свой вкус (у меня это Gmail).
- BambooHr — для управления персоналом, там можно видеть, кто из сотрудников находится в отпуске или, например, запрашивать больничный.
- У всех сотрудников есть Google-календарь, где мы планируем общие встречи и созвоны. Также у нас есть собственный софт для работы с оплатами контрагентам, что очень сильно упрощает работу. Раньше мы использовали Workflowplus, но он постоянно ломался, и нам не хватало функционала.
- Все свои внутренние сервисы мы закрываем под авторизацию через Google-аккаунт с доступом на корпоративную почту.
F: Как контролировать работу и мотивировать команду в таком режиме?
- В целом я противник жесткого контроля за рабочим временем сотрудников, если мы не говорим про почасовую сдельную работу. Поэтому никаких программ для записи экрана и тотальной слежки мы не используем. Если сотрудник мотивирован и разделяет цели компании, он будет эффективно работать. Главное — сохранять дисциплину в команде. Для этого у нас есть ежедневный созвон, на нём каждый рассказывает о своих текущих задачах и о том, как прошел рабочий день вчера. Мы проводим его в 8:36 утра по московскому времени и ни минутой позже. Признаюсь, мне самому было очень тяжело, когда я был в командировке в другом часовом поясе. Но дисциплина есть дисциплина. Так каждый член команды в курсе, что происходит у других ребят и над чем ведется работа. Все понимают, что это важно для эффективности команды и приходят на созвон вовремя из любого часового пояса.
Конечно, материальные бонусы за хорошую работу, компенсации спорта и языковых курсов — это хорошо. Но я считаю, что больше всего мотивирует понимание общих целей и хорошие, дружеские отношения в команде. Так как я не вижусь с удалёнными сотрудниками, каждую неделю мы проводим созвон один на один, где мы можем обсудить работу или просто поболтать о жизни и поделиться проблемами.
Как показывает опыт, это всё даёт свои плоды, и дистанционную работу можно тоже организовать эффективно: за прошлый год на новых рынках мы выросли более чем в 10 раз.
