Что должна сделать компания для сотрудника в командировке
Как создать программу по управлению безопасностью сотрудников во время деловых поездок, рассказывают читателям Forbes.kz эксперты аналитического департамента компании Abacus Central Asia
В феврале 2015 голландская компания Advito опубликовала результаты своего исследования, которое проводилось среди 510 travel-менеджеров, работающих в различных странах мира. В ходе исследования менеджеров попросили выделить основные приоритеты для компаний во время организации деловых поездок. Согласно результатам опроса, 89% отметили вопрос безопасности деловых поездок как самый приоритетный вопрос для компании. Далее следовали вопросы оптимизации и контроля над расходами (83% респондентов), стандартов и эффективности деловых поездок (61%) и удовлетворенность деловых туристов (58%).
Во время исследования также были выявлены три основные проблемы, стоящие перед компаниями в вопросах безопасности деловых поездок. Оказалось, что основная - это отсутствие четкой ответственности за риски (безопасность) деловых поездок в компаниях. Вторая - поддержка топ-менеджмента. И, наконец, третья категория проблем - соблюдение сотрудниками travel-политики и вопросов безопасности.
Как наглядно показывают результаты исследования, вопрос безопасности сотрудников во время деловых путешествий - приоритет во время деловых поездок. И это, в принципе, понятно, так как люди - основной актив компаний во всем мире.
В Казахстане в последние годы вопрос безопасности сотрудников хоть и понемногу, но становится темой для размышления в компаниях. Несмотря на то, что вопрос оптимизации расходов на деловые путешествия в стране является более приоритетным, чем безопасность сотрудников, особенно из-за сокращения бюджетов в 2014-2015, за последний год доля компаний, уделяющих должное внимание вопросам безопасности, все равно увеличилась. Согласно данным Abacus Central Asia, сегодня 8-10% казахстанских компаний задумываются о безопасности, в том числе пытаются предупредить своих сотрудников о возможных угрозах во время бизнес-путешествий. Понятно, что в этом вопросе наиболее активны иностранные компании, но число местных компаний, интересующихся стратегическими вопросами управления деловыми поездками, тоже растет.
Однако в Казахстане, как и во всем мире, проблемы с обеспечением безопасности сотрудников во время деловых поездок заключаются в непонимании того, как вообще надо организовать процесс управления безопасностью деловых путешественников.
Во многих странах мира закон налагает на компании обязанность duty to inform, то есть работодатель обязанность информировать сотрудника о возможных рисках и угрозах (ураган, эпидемия, война…), а также об обязательствах, профилактических мерах и запретах. Само понятие duty to inform является частью более широкого термина в HR-терминологии duty of care, означающего обязанность компании заботиться о сотрудниках, создавать благоприятные условия работы, в том числе во время бизнес-поездок. Иными словами, во всем мире есть понимание необходимости информирования и заботы о сотрудниках во время деловых путешествий, но не все компании знают, как подойти к этому вопросу.
Согласно результатам того же исследования Advito, большинство компаний не знают, как должен выглядеть комплекс мер по обеспечению безопасности и управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, компании сталкиваются с другой проблемой: даже при наличии подобной программы у сотрудников отсутствует вовлеченность и интерес к реализации обозначенных мер. Работники зачастую принимают за формальность программы по обеспечению безопасности/управлению рисками во время деловых путешествий. Кроме того, порой отказываются делиться информацией, которая может стать основой для риска во время делового путешествия. И даже компании, у которых есть программы по управлению безопасностью/рисками во время деловых путешествий, сталкиваются с тем, что сотрудников сложно отслеживать во время поездок и оценивать их уязвимость.
Для эффективного обеспечения безопасности сотрудников во время деловых путешествий все специалисты единогласно заявляют о необходимости создания эффективной и согласованной политики по управлению безопасностью/рисками.
Специалисты рекомендуют создавать подобную программу, следуя 7 шагам:
1. Организация - наделить обязанностью/полномочиями соответствующих людей и департаменты для создания политики;
2. Информация - собрать необходимые данные;
3. Анализ - выделить основные категории рисков, детально описать их;
4. Планирование - разработать, запланировать комплексные меры, предотвращающие либо снижающие риски;
5. Исполнение - выбрать и презентовать необходимые инструменты, процессы для воплощения программы. Такими мерами могут быть и тренинг для сотрудников, и использование специальных онлайн-инструментов для отслеживания поездки сотрудника;
6. Внедрение - проинформировать всех сотрудников о программе, объяснить им цели, задачи, инструменты;
7. Аудит - регулярно проводить аудит программы, анализировать, в каких моментах она хорошо выполняла свои функции, а в каких случаях были проблемы.
Создание и выполнение такой программы, конечно, будет затратным для компании и потребует определенных действий, но впоследствии она обеспечит безопасность основного актива компании - людей.