Участвуете в закупках? Эти советы для вас

Иллюстрация: Depositphotos.com/omieyomie

Развитие инноваций, переход бизнеса к «диджитализации» и продвинутым информационным решениям, а также наличие тенденций интеграции поставщиков и производителей в единые цепочки поставок требуют от компаний развивать конкурентные преимущества и отвечать ожиданиям своих клиентов, поставщиков и внутренних заказчиков. В такой ситуации закупки становятся одной из целевых областей, в которой внедрение лучших практик оказывает положительные эффекты не только на саму закупочную деятельность, но и на всю операционную деятельность компании. В настоящее время существует ряд лучших практик, применяемых в закупках с целью повышения эффективности операционной деятельности и цепочки создания ценности продукта или услуги, которые можно классифицировать по 4 областям:

1) интегрированное планирование закупок в цепочках поставок,

2) применение концепции «бережливого производства» в закупках,

3) категорийное управление закупками,

4) управление взаимоотношениями с поставщиками.

Применение лучших практик позволит вывести закупочную деятельность компании на зрелую стадию, когда осуществляется применение «рычагов» экономии на закупках, инструментов управления отношений с поставщиками, роботизации бизнес-процессов, программы непрерывного развития компетенций закупщиков и т.д.

В этой статье мы расскажем об интегрированном планировании закупок в цепочках поставок и о концепции «бережливого производства». О двух других практиках речь пойдет в следующей статье.

Интегрированное планирование закупок в цепочках поставок

Глобализация формирует потребность к интегрированной системе планирования управлением цепочками поставок. Так, например, в упрощенном виде это может выглядеть следующим образом: поставщик встраивается в цепочку поставок компании-заказчика, которая в свою очередь интегрируется с цепочкой поставок потребителя, и все три стороны совместно производят планирование и управление движением материальных ресурсов и/или готовой продукции. Подобный подход применяют такие компании, как Coca-Cola, Procter and Gamble, Eli Lilly, Dow Chemical и прочие.

Ключевыми причинами формирования совместного управления цепочками поставок являются:

• наличие разнообразных и географически диверсифицированных поставщиков;

• сложные производственные процессы, требующие бесперебойного обеспечения необходимыми материально-техническими ресурсами;

• разветвленная и географически диверсифицированная сеть конечных потребителей.

Реализовать концепцию интегрированного планирования можно через так называемый процесс планирования продаж и операций (Sales&Operations planning, S&OP). Такая концепция подразумевает интеграцию поставщиков в процесс планирования закупок заказчика, позволяя обоим сторонам обмениваться информацией об остатках запасов в режиме реального времени, а поставщикам – проактивно реагировать на требования заказчика в части необходимого количества, времени и места доставки закупаемой продукции.

Кто выиграл самые большие тендеры в Казахстане

В общем виде S&OP представляет собой кросс-функциональный процесс, состоящий из серии совещаний, с целью учета любых изменяющихся факторов внутренней и внешней операционной среды компании, состоящий из следующих последовательных этапов: 1) сбор данных, 2) планирование производства, 3) планирование поставок, 4) проведение предварительных и финальных совещаний. Поставщики вовлекаются в процесс S&OP на третьем этапе планирования поставок и могут участвовать на совещаниях у компании-заказчика в режиме реального времени, предоставляя информацию о своих возможностях поставки материально-технических ресурсов либо предоставлять заранее по запросу компании-заказчика подобную информацию в соответствии с их требуемым количеством, временем и местом доставки. При этом формат вовлечения поставщика зависит от характеристик закупаемой категории товаров, работ или услуг.

Концепция «бережливого производства» в закупках

«Бережливое производство» оптимизирует операционную деятельность компании через непрерывное устранение возможных потерь и процессов, отвлекающих ресурсы и не приносящих дополнительной ценности. В закупках концепция «бережливого производства» способствует достижению таких целей, как:

• формирование прозрачного процесса закупок для поставщиков и заказчиков;

• сокращение времени между заказом и поставкой товаров, работ или услуг;

• сокращение затрат в цепочке поставок;

В качестве одного из инструментов реализации концепции «бережливого производства» в закупках можно выделить применение закупочных корпоративных карт (Procurement cards, P-cards). Закупочные корпоративные карты являются аналогами кредитных карт и предоставляются инициаторам потребности для закупок недорогих, неосновных и непроизводственных товаров, работ или услуг. При этом контроль осуществляется через установление денежного лимита и формирование списка квалифицированных поставщиков, с которыми «закупщики» согласовали цены и условия взаимодействия.

Применение Р-cards позволяет упростить и ускорить процесс закупки нестратегических товаров, работ или услуг, не отвлекая ресурсы закупщиков, снизить накладные расходы на обработку и отправку платежей, а также устанавливать гибкий лимит расходования, например месяц, неделя или один день. P-cards используют в своей деятельности такие компании, как Caterpillar, Slumberger, BP, Shell.

Экономика Казахстана: что дальше - стабильность или реформы?

Среди компаний из стран СНГ в качестве примера можно привести «ЕвразХолдинг», который, внедрив закупочные категорийные карты, сумел в 2017 сократить в 4 раза затраты на размещение заказов и время поставок для закупок малоценных товаров, работ или услуг.

Резюмируя, необходимо отметить, что лучшие современные практики развития закупочной деятельности меняют подходы к управлению взаимоотношениями с поставщиками; формируют интегрированные цепочки поставок и способствуют получению значительного эффекта экономии на закупках. Внедряя лучшие практики, закупщики будут способствовать повышению операционной эффективности своей компании. Однако при разработке программы внедрения лучших практик необходимо понимать цель внедрения, оценить готовность внутренней инфраструктуры компании, а также какие «болевые точки» должна решать та или иная лучшая практика.

Максим Витвицкий, менеджер консультационной практики PwC «Управление закупками и цепочками поставок»