Немецкое хранение

фото: Андрей Лунин

Одним из эффективных способов устойчивого развития любого бизнеса является оптимизация расходов. Она включает в себя такой набирающий популярность инструмент, как аутсорсинг.

Предприниматели отдают «на сторону» различные направления своего дела, например хранение и управление документами.

У передачи в аутсорсинг этой сферы есть несколько плюсов. Во-первых, уменьшение затрат компании на ведение архива минимум на 20%. Отпадает необходимость содержать лишние площади, персонал, обеспечивать усиленную пожаробезопасность и охрану. Во-вторых, повышение уровня сохранности документов. 

В Казахстане компаний, которые профессионально занимаются хранением и управлением документами, пока единицы. Это объясняется неразвитым спросом и в то же время высокими требованиями, которые предъявляются к данному виду услуг. Тем не менее отдельные предприимчивые люди уже делают на этом бизнес.

Толеген Адиль после окончания университета в ОАЭ некоторое время работал в Министерстве индустрии и новых технологий, затем в частной компании, пока ему в голову не пришла идея заняться архивным бизнесом. В процессе размышлений он прочитал в российском Forbes интервью с Денисом Авдюшиным, генеральным директором компании «Делис Архив». Толеген встретился с Авдюшиным и предложил ему открыть совместный бизнес в Казахстане, но тот отказался – дескать, этот рынок пока ему не интересен. Тем не менее пользу встреча принесла – Толеген начал активный поиск компаний, представленных на данном рынке, и в итоге выбрал германскую REISSWOLF International AG, которая является одним из мировых лидеров по хранению и управлению документами, имея представительства в 28 странах. Адиль связался с менеджерами REISSWOLF, занимающимися продажей франшизы, и не прошло и месяца, как немецкие архивисты заключили контракт с казахстанским предпринимателем. Условия франшизы, ее цену, роялти и другие подробности Толеген раскрывать Forbes Kazakhstan не стал – говорит, не имеет права. 

Как он рассказывает, первоначальный объем инвестиций составил $200 тыс., $100 тыс. из которых – собственные средства, вырученные от продажи имущества, а еще $100 тыс. – деньги двух партнеров (вложились поровну). На эти средства под склад было оборудовано помещение и проведены начальные работы, обеспечены пожаробезопасность и температурный режим, куплен автомобиль. Приобрести оборудование помог фонд «Даму», выделивший $70 тыс. в рамках поддержки приоритетных секторов экономики, среди которых числится и архивирование.

На первых порах, в начале 2012 года, у REISSWOLF Kazakhstan не было ни сотрудников, ни клиентов. По признанию Адиля, он пускал в ход любые методы – от массового обзвона до настоятельных предложений потенциальным заказчикам встретиться. Наиболее же действенным методом стал выход на сотрудников, занимающихся хранением документов в компаниях, а уже через них – на непосредственных руководителей.

Сегодня REISSWOLF Kazakhstan уже знают и потенциальные клиенты сами выходят на компанию. В ее портфеле числятся 30 постоянных заказчиков, в том числе университет, инвесткомпании, газовые и нефтяные предприятия. Штат составляет 20 человек.

Полгода компания работала в убыток, а спустя полтора вышла на окупаемость. По итогам 2013 года оборот составил 21,3 млн тенге, прибыль – 1,35 млн тенге, за пять месяцев 2014 года – 33,7 млн тенге и 2,85 млн тенге соответственно.

Как утверждает бизнесмен, REISSWOLF Kazakhstan уменьшает затраты на хранение на 20%, даже если клиент имеет собственное помещение для содержания документов. Компания гарантирует конфиденциальность, предоставляет страхование бумаг и целых зданий, специализированную охрану и программное обеспечение, с помощью которого клиенты могут видеть все свои документы онлайн. Особое внимание уделяется пожаробезопасности: если во многих складах действует водяная система пожаротушения, то у REISSWOLF Kazakhstan – тонкораспыленная, ликвидирующая огонь химикатами в считаные секунды и не портящая бумажные носители. Оптимальный температурный режим для хранения документов определен германскими специалистами в +16 градусов Цельсия (±5 градусов).

Работа казахстанского подразделения отслеживается из головного офиса REISSWOLF International AG, представители которого приезжают в Казахстан дважды в год. В случае обнаружения каких-либо нарушений стандартов на их устранение дается два месяца. Помимо проверок материнская компания регулярно устраивает для сотрудников со всего мира тренинги в Германии.

По сведениям Толегена, REISSWOLF Kazakhstan сейчас занимает всего 10% рынка управления и хранения документов Казахстана. Практически вся остальная доля принадлежит конкурентам, крупнейшим из которых является OSG Records Management. Тем не менее компания не боится конкуренции, стремясь последовательно улучшать сервис и снижать цены на услуги. 

Одним из главных конкурентных преимуществ REISSWOLF Kazakhstan ее глава называет умение быстро подстраиваться под клиента, а также ноу-хау франшизодателя – научно-техническую обработку документов, которая представляет собой полный цикл, от подшивки и составления описи до утверждения через государственную экспертно-проверочную комиссию. Недавно компания получила trademark от американской Very Trust по программе сканирования документов. В этом году планируется запуск электронного архива на базе собственного ПО («Так дешевле», – поясняет собеседник.) Кроме того, будет запущена разработка REISSWOLF – конфиденциальное и экологичное уничтожение документов, таким образом будет внесен свой вклад в сохранение экологии города. В офисах клиентов устанавливаются передвижные алюминиевые контейнеры для ненужных бумаг. Как только они заполняются, приезжает машина REISSWOLF Kazakhstan, забирает содержимое, измельчает и везет в пункты приема макулатуры.

В ближайшие же три года компания планирует открытие своих подразделений в Астане и на западе республики.