Государство стало ближе к бизнесу

Фото: Архив пресс-службы

Бумага стоит дорого

На сегодняшний день повышение эффективности работы сотрудников компании является стратегической задачей любого современного бизнеса, а автоматизация бумажных процессов – одним из ключевых её элементов. Системы электронного документооборота в компаниях начали использоваться в Казахстане более 15 лет назад, а вот решения для перевода внешнего обмена документами в электронный вид появились недавно. А он, между тем, занимает около 30% всего документооборота предприятия.

Байжан Канафин

Если в коммуникациях между частным бизнесом можно было использовать электронную почту, то при взаимодействии бизнеса с государством ранее был обязателен только бумажный формат документа на официальном бланке, поскольку взаимодействие с государством – самая зарегулированная часть бизнес-коммуникаций. Структура экономики нашей страны такова, что государство присутствует или косвенно влияет практически на 98% бизнеса. Поэтому сумма упущенной выгоды, которую бизнес недополучает из-за необходимости тратить рабочее время сотрудников на оформление, согласование, печать, подписание и отправку документов в госструктуры в бумажном виде с соблюдением всех требований, может быть астрономической.

По статистическим данным компании Documentolog, собранным за последние 8 лет, на каждого сотрудника средней казахстанской компании с численностью около 50 человек приходится в среднем 65 исходящих документов в год, включая письма, договоры, акты выполненных работ и другие документы. Только прямые денежные затраты на печать, бумагу и почтовые расходы для такой компании составляют более 48 000 тенге в месяц, или более полумиллиона тенге в год. А если учесть косвенные затраты, например, оплата рабочего времени, потраченного на такие неэффективные «бумажные» операции, цифра вырастает до 5 000 000 тенге (подробная методология экономического эффекта от использования СЭД доступна на сайте documentolog.kz).

В масштабах страны сумма, которую тратит весь бизнес в год на неэффективные «бумажные» процессы, может быть астрономической и составлять до 5% от ВВП, а это 2,5 трлн тенге.

Электронный документооборот помогает зарабатывать

С учётом роста конкуренции в бизнесе как в республиканском, так и в мировом масштабе, перевод внутренних и внешних «бумажных» процессов в электронный формат является лишь вопросом времени. Наша компания, как ведущий поставщик решений по автоматизации бизнес-процессов, стала отчётливо видеть тренд, который прослеживается в последние 3 года у казахстанского бизнеса.

Активно растёт число компаний из разных сфер деятельности, которые начали ответственно подходить к своим расходам и стремятся к оптимизации своих затрат и повышению производительности сотрудников. Также всё чаще встречаются проекты, где первые руководители являются драйверами и самыми активными пользователями СЭД и мобильного приложения. Последнее позволяет им не быть привязанными к офису и принимать управленческие решения вне зависимости от физического присутствия. И это очень радует!

12 октября 2018 компания Documentolog официально запустила решение для организации электронной переписки с государственными органами посредством шлюза «Казахстанский центр обмена электронными документами DOC24.kz». За это время мы подключили более 35 наших клиентов, включая НПП «Атамекен», НДП «Нур Отан», НАО «Правительство для граждан», НАО «Фонд социального медицинского страхования», НИКХ «Зерде», АО «НИТ» и другие организации.

Только за 1 квартал 2019 подключённые к переписке компании направили в госорганы более 50 000 документов, то есть около 1500 исходящих документов в месяц на одну организацию. Несложно посчитать, что экономия только прямых затрат на бумагу, печать, доставку уже составила более 200 000 тенге для каждой из них. А с учётом того, что в электронном виде письмо доставляется в течение 30 минут, то экономия косвенных затрат составила уже более 2,5 млн тенге для каждой подключённой организации. И это только за три месяца работы в новом формате!

Помимо прочих преимуществ, хочется выделить одно, пожалуй, самое важное. Электронная переписка с госорганами и другими контрагентами делает коммуникацию абсолютно прозрачной. Если раньше, чтобы узнать статус документа, высланного почтой или курьером, отправителю приходилось узнавать номер входящего письма, дозваниваться в соответствующие отделы ведомств и искать ответственного сотрудника, то сейчас процесс упростился до пары кликов: система показывает не только статус отправленного документа, но и информацию о назначенном исполнителе у вашего контрагента.

Подключиться к электронной переписке с госорганами можно за 2 недели

Любая организация, желающая перейти на электронное взаимодействие со своими контрагентами или государственными органами, может это сделать за 2 недели, если она уже является клиентом компании Documentolog. Для компаний, желающих выстроить этот процесс «с нуля», переход займёт около 1 месяца. Для этого достаточно оставить заявку на сайте компании documentolog.kz.

Более того, компания Documentolog приняла решение предоставить интеграцию и электронную переписку с государственными органами БЕСПЛАТНО для всех текущих и новых клиентов компании до конца 2019 года! Мы, как отечественная компания, хотим внести свой вклад в развитие цифрового общества и конкурентоспособного Казахстана!